台帳の移し替えの照合：行数・合計・重複で「全部移ったか」を確かめる

なぜ照合が要るのか

台帳を移すと、画面の上では全部移ったように見えても、型の変換で郵便番号の先頭の0が消える、日付が読めずに空になる、途中の行が抜ける、といったことが起こりえます。何千行もある台帳を目で見比べるのは現実的ではありません。そこで、元と移した後で同じ数え方をして、数字が一致するかで確かめます。一致したことを記録に残しておけば、あとで「全部移っているのか」と聞かれたときに示せます。

照合の5つの見方

数え方は元と移した後で同じにします。たとえば合計は、元の台帳で表示されている丸めた値ではなく、入っている値そのもので計算します。

照合の手順

1. 1

   元のファイルを固定する

   照合の間は元のファイルを直さないよう、日付つきの写しを作り、それを使います。

2. 2

   元の数を取る

   表ごとに、行数・数の列の合計・キーの重複・空の数を出して書き留めます。

3. 3

   移した後の数を取る

   移した後の台帳から読み直して、同じ数え方で数を出します。

4. 4

   比べる

   表ごと・見方ごとに一致したかを並べます。合わない所だけを詳しく見ます。

5. 5

   記録に残す

   いつ・どのファイルで・どの表を比べ、結果がどうだったかを1枚にまとめて保管します。

照合の例

この例では、行数と合計は合っているのに、郵便番号の空が12件増えています。郵便番号を数の型で取り込んだため、数として読めない書き方（ハイフン入りなど）の値が空になったと考えられます。郵便番号の列を文字の型に変えて取り込み直し、もう一度数えて一致を確かめます。

合わないときの直し方

1. 行数が多い：見出しの行や小計・合計の行が、データの行として入っていないかを見ます。
2. 行数が少ない：空の行で読み込みが止まっていないか、途中のシートや別のテーブルに分かれていないかを見ます。
3. 合計が合わない：小数の桁、文字として入っている数（全角の数字など）、読めずに空になった値を探します。
4. 空が増えた：日付・和暦・郵便番号など、型が合わずに消えた列を探し、型を選び直します。
5. 重複が出た：元の台帳にもともと重複があったのか、取り込みを2回したのかを分けて確かめます。