紙の台帳・伝票は写真からデータにできる？撮る前に決めることと、紙の原本の扱い

紙の台帳をデータにする3つのやり方

手書きの顧客の名簿、工事や点検の記録のノート、月末にまとめる伝票の束。こうした紙の台帳をデータにするやり方は、大きく分けて3つです。どのやり方でも、読み違いや打ち間違いは起きます。違いは、どこで間違いが起きやすいかと、それをどう見つけるかです。

撮る前に決めること

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   移す紙を決める

   今も書き足している台帳と、見返すだけの古い綴りを分けます。古い綴りは紙のまま残し、今使う分から移すと、早く台帳を使い始められます。

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   列を決める

   紙の見出しをそのまま列にします。見出しの無いノートは、何を書いている欄か（日付・お客さま・金額など）を先に決めておきます。

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   撮り方をそろえる

   明るい所で、紙をまっすぐ上から撮ります。1つの表が1枚の写真に入るようにし、影・指・斜めを避けます。ページをまたぐ表は続けて撮ります。

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   確かめ方を決める

   紙の行の数と、金額などの合計をメモしておきます。紙に合計の欄があれば、それを使います。

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   写真の送り先を確かめる

   名簿や顧客の記録には個人情報が入ります。字を読むために写真をどこ（どの国の会社）に送るのか、学習に使われるのかを、使う前に確かめます。

写した後の確かめ方

行が抜けたり数字を読み違えたりすると、行の数や合計が紙と合わなくなります。まず行の数と合計を紙と比べ、合わなければ、どの行がずれているかを探します。ただし、名前や電話番号の読み違いは合計では見つかりません。よく使う列（お客さまの名前・電話番号など）は、紙と並べて目で確かめます。同じ紙を2回撮って同じ行が二重に入っていないかも見ます。

撮った後、紙は捨ててよいか

社内で使う名簿や記録の紙と、取引の書類とで扱いが違います。請求書・領収書・納品書・契約書など、税法で保存が必要な書類（国税関係書類）を紙の代わりに画像で保存するのは、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」という制度で、希望する人が使う制度です。国税庁の案内では、スマホで読み取ることもできますが、次のようなルールを満たす必要があります。

国税庁の案内では、ルールを満たしてスキャナ保存すれば、読み取った後の紙の書類を廃棄できます。ルールを満たしていない写真は、紙の代わりになりません。

紙の中身を台帳のデータにすることと、紙の代わりに画像を保存することは別の話です。取引の書類の内容を台帳に写しても、その紙は、これまでどおり保存するか、スキャナ保存に対応したソフトで保存します。社内の名簿や記録の紙をいつまで残すかも、ほかの法令に保存の決まりが無いかを確かめて、会社で決めます。