Access・Excel の台帳をクラウドに移す手順：棚卸しから並行運用まで

移す前に知っておくこと

Access のファイルには、データを入れるテーブルのほかに、入力のためのフォーム、印刷のためのレポート、検索や集計のためのクエリ、マクロや VBA が入っていることがあります。クラウドの台帳に移せるのは、ふつうはテーブルの中身（データ）と、列の名前・型・表どうしのつながりです。画面や帳票の動きは、移し先の機能で作り直すことになります。Microsoft の Dataverse への移行の案内でも、移るのは対応する型のデータだけで、対応しないデータは Access に残るとされています。

Microsoft の案内によると、Access のデータベースは1つあたり2GBまでです。大きくなったファイルを分けて使っている場合は、分かれたファイルもまとめて棚卸しします。

移し替えの7つの段

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   棚卸し

   テーブル（Excel ならシート）ごとに、行数・使う人・更新の頻度・個人情報の有無・つながっている表を一覧にします。

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   やめる表を決める

   使っていない表、集計の途中の表は移しません。移す表を絞ると、あとの照合も楽になります。

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   データを整える

   見出しを1行にし、結合セル・小計の行をなくし、日付や会社名の書き方をそろえます。キーになる列（顧客番号など）を決めます。

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   取り込む

   表ごとに取り込み、列の型（文字・数・金額・日付など）を決めます。値が欠けたり丸まったりしない型を選びます。

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   照合する

   元のファイルと移した後で、行数・数の列の合計・キーの重複を比べます。合わなければ原因を直して取り込み直します。

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   並行運用

   しばらくは元の台帳も残し、新しい台帳で入力した結果と照らし合わせます。元の台帳で増えた行だけを取り込める仕組みがあると便利です。

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   切り替える

   入力先を新しい台帳に一本化し、元のファイルは読むだけにして日付つきで保管します。

つまずきやすい所

誰がやるか

台帳の中身を一番よく知っているのは、毎日使っている人です。移し替えの作業そのものは外に頼んでも、どの表が要るか、どの列が何を意味するかは社内で決めます。作った人が退職していて分からない列は、値を見て意味を推し量り、使っている人に確かめます。