Excel の台帳の限界：何人かで使う・入力のゆれ・履歴が残らない

Excel の上限

Microsoft の「Excel の仕様と制限」によると、ワークシートの大きさは1,048,576行・16,384列までです。同時にファイルを開ける人数の上限も示されています。ただ、台帳の困りごとは上限に届く前から起きます。上限より先に、使い方を見ておきます。

Excel の台帳で起きやすい5つの困りごと

個人情報が入る台帳は、見られる人を分ける

顧客台帳や社員の台帳には個人情報が入ります。個人情報保護法23条は、個人データの漏えいなどを防ぐ安全管理のための措置を求めており、個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、技術的安全管理措置として、担当者と扱う範囲を限るためのアクセス制御や、使う人の識別と認証を挙げています。ファイルを丸ごと渡す運用では、見せたくない列まで渡ってしまいます。台帳や項目ごとに、見られる人を分けられる形にしておくと、この手当てがしやすくなります。

見直しの目安

• 3人以上が毎日のように同じ台帳を直している。
• 外出先やスマホから台帳を見たい・入れたい。
• 顧客や社員の個人情報が入っていて、見られる人を分けたい。
• 作った人が異動・退職して、関数やマクロの意味が分からない。
• 月末に複数のファイルを手で合わせている。

当てはまる数が少なければ、Excel のまま、入力の決まりを作ったり、共有の場所を1つにしたりするだけで足りることもあります。

移す前に Excel でできる準備

1. 1

   1行1件にそろえる

   見出しは1行目だけにし、結合したセルや途中の小計の行をなくします。

2. 2

   列の意味をそろえる

   1つの列には1種類の値だけを入れます（電話番号の列にメモを書かない）。

3. 3

   ゆれを直す

   会社名の書き方、日付の形、全角・半角を、置き換えでそろえます。

4. 4

   キーになる列を決める

   顧客番号など、1件を1つに決められる列を用意します。重複がないかも見ます。

5. 5

   元のファイルを残す

   移した後に照らし合わせられるよう、移す前のファイルを日付つきで保存します。