クラウドの台帳の選び方：kintone なども含めて、何を比べればよいか

候補になる仕組みの種類

kintone は、公式の説明では、ノーコードなどで現場の業務に合った業務アプリを作れる、サイボウズの業務改善のプラットフォームです。どの仕組みにも得意な使い方があるので、「どれが一番か」ではなく「自社の台帳の使い方に合うか」で選びます。

比べる5つの観点

1. 使う人数と料金の形：1人あたりの料金か、まとめての料金か。最低の契約人数があるか。見るだけの人にも料金がかかるか。
2. 作り込みの深さ：計算の項目、集計、申請の流れ、帳票の印刷が要るか。要らないものに料金を払っていないか。
3. 移しやすさ：Access のファイルや Excel をそのまま読めるか。移した後に、全部移ったかを確かめる方法があるか。
4. 権限と個人情報：台帳や項目ごとに見られる人を分けられるか。データを置く場所、書き出しの記録が残るか。
5. やめるとき：いつでも CSV などで全部を持ち出せるか。やめた後、いつデータが消えるか。

Access のサポート終了と選び方

Microsoft の一覧では、買い切りの Access 2016・2019 のサポートは2025年10月14日に、Access 2021・Access LTSC 2021 は2026年10月13日に終わっています。急いで移し先を決めると、要らない機能に料金を払ったり、移した後に足りない機能に気づいたりします。サポートの終了をきっかけに、まず今の台帳の使い方を見直し、そのうえで仕組みを比べると、選び直しが少なくて済みます。

選ぶ手順

1. 1

   台帳の使い方を書き出す

   誰が・いつ・何のために台帳を見て直しているか、今の困りごとは何かを1枚にまとめます。

2. 2

   必須と、あればよいを分ける

   スマホで見る、権限を分ける、帳票を印刷する、などを必須とあればよいに分けます。

3. 3

   2〜3の候補で試す

   無料の試しの期間に、自分の台帳の一部を実際に入れて、毎日の操作を試します。

4. 4

   移した結果を確かめる

   行数や合計が元の台帳と合うかを確かめます。

5. 5

   かかる費用を数年で比べる

   月額の料金だけでなく、移し替えの手間や外に頼む費用も含めて比べます。

料金や機能は各社の公式ページで、比べた日付と一緒に記録しておきます。料金は変わることがあるので、決める前にもう一度確かめます。